Kommunerna och principen

Offentlighetsprincipen är en fundamental och grundlagsfäst del av den svenska demokratin. Men hur följs den i praktiken? I mars publicerade Aftonbladet ett uppmärksammat reportage på plats från Hörby som väckte oro i frågan och fick Föreningen Grävande Journalister, FGJ, att gå ut med att man skulle titta närmare på den. 

Reportern Peter Kadhammar hade varit i kommunen för att undersöka vad som skett efter att Sverigedemokraterna fått makten efter valet 2018 och hur det har påverkat tjänstemannaorganisationen. Han kunde visa på hög personalomsättning och flera konflikter. 

– Det var en nervös och osmidig kommunledning. Dåligt uppbyggda rutiner, säger Peter Kadhammar när vi ringer upp honom några månader senare. 

Utvecklingen i Hörby visade sig även ha fått konsekvenser för journalisters möjlighet att utföra sitt arbete. När Kadhammar bad att få titta i kommundiariet över registrerade inkomna och utgående handlingar stötte han omgående på patrull. Denna grundlagsskyddade rättighet är tillgänglig för vem som helst, inte bara för journalister. Men kommunen verkade sakna en rutin för att upprätthålla den. I reportaget beskriver Peter Kadhammar hur den nytillträdde HR-chefen Paul Eklund kom ner i receptionen med beskedet att en person från kommunen i så fall måste sitta med. I stället för att direkt få tillgång till diariet ombads Kadhammar återkomma efter lunch. 

Därefter utspelade sig en märklig scen: reportern fick veta att han hade 30 minuter på sig att titta på diariet i en tjänstemans arbetsdator. Närvarande i rummet, på varsin sida, satt denna ej namngivna tjänsteman och HR-chefen. Ett foto i Aftonbladet visar hur tjänstemannen övervakar aktiviteterna på skärmen bakom Kadhammars rygg. Kadhammar beskriver stämningen som ”mycket tryckt”. Han hade ingen chans att ta del av diariet i fred. – Jag tycker att det är allvarligt. Det var en extremt obehaglig situation. Om jag som är en gammal, väldigt erfaren reporter upplever det så, hur ska det då inte vara för en person som inte alls är van att tampas med myndigheter, eller för en ung och oerfaren reporter? 

Kritiken mot kommunen efter publiceringen lät inte vänta på sig. Samhällsmagasinet Avsnitt, som bland annat bevakar hur myndigheter hanterar offentlighetsprincipen, JO-anmälde Hörby (ett ärende som JO senare avslutade utan åtgärd). 

Forskare och juridikexperter gick i taket över kommunens tillvägagångssätt. Journalister och andra förfasades i sociala medier. Och FGJ gick alltså ut med att man skulle följa upp det hela genom att skicka en reporter till Hörby. Sedan kom coronakrisen och satte allt på paus. Vi tänkte även vidare på temat: om detta kan hända i Hörby, hur ser det då ut i resten av landet? – Jag tycker att myndigheterna har tappat rutinen när det gäller att kunna tillhandahålla ett allmänhetens diarium på ett smidigt sätt, säger Per Hagström, journalist och jurist med lång erfarenhet av att använda offentlighetsprincipen som verktyg för research och omvärldsbevakning. 

Han är ansvarig utgivare för sajten Allmän handling, ett initiativ från Svenska publicisters intresseorganisation Utgivarna, som är en kunskapsbank och blogg som förklarar regelverk och innehåller mängder av exempel från domar när det gäller offentlighetsprincipen. Till vardags arbetar han på Polistidningen. 

Per Hagström upplever att utvecklingen går mot en allt lägre grad av offentlighet i samhället. 

– Det hänger väl delvis ihop med att allt har blivit mer digitaliserat, att allt fler begär ut handlingar via mejl och att man har mer rutin för det. Sedan får vi journalister kanske ta på oss att det här är någonting vi har slutat göra, att gå till myndigheterna och titta i diarierna, säger han. 

Vi vill testa hur det är med efterlevnaden av offentlighetsprincipen i kommunerna och bestämmer oss för att göra två parallella undersökningar. Den första sker digitalt. För att få en helhetsbild över landet skickar vi ut en och samma fråga via mejl till samtliga kommuner med en tillsynes vanlig person som avsändare. Vi kallar henne Nadja, men ger henne ingen övrig presentation. Anonymiteten är vald för att vi inte ska riskera att särbehandlas i egenskap av journalister. Hon ber om någonting som borde vara enkelt att svara på och relativt rutinbetonat att utföra: hon vill ta del av rubrikerna på de meddelanden som finns i respektive kommunstyrelseordförandes mejlkorg, såväl skickade som mottagna mejl, den 4 maj. 

Det borde gå att ordna ”skyndsamt”. Men riktigt så enkelt visar det sig dessvärre inte vara överallt. Vi ska snart återkomma till utfallet. Men först får ni följa med på vår andra undersökning – en fysisk diarierunda till fyra skånska kommuner.

Foto: Pontus Lundahl, TT

– Det var en extremt obehaglig situation, säger Peter Kadhammar.

Det har hunnit bli slutet av maj. Kommunerna borde ha haft gott om tid på sig att arbeta upp rutiner som fungerar också mitt i en pandemi. Strax efter klockan åtta på morgonen passerar vi ett blommande rapsfält vid kommungränsen till Staffanstorp. En skylt hälsar oss välkomna med orden ”som resten av Sverige borde vara”. En tänkt förebild, med andra ord. Staffanstorp är i hög grad en bostadsort för pendlare och tätorten är så gott som folktom så här dags. Vi parkeras gratis bland många lediga platser precis vid torget där rådhuset ligger. 

Men därefter får vi omgående problem. Rådhuset, där bland annat kommunstyrelsekontoret är inrymt, är nämligen stängt. Dörren är låst och en skylt informerar om att de obefintliga öppettiderna beror på covid-19. Staffanstorp är såvitt känt den kommun i landet som har gått längst med att stänga verksamheter på grund av pandemin. Redan den 12 mars stängdes allt som inte definieras som ”kärnverksamheter”, det vill säga sådant som kommunen enligt lag är skyldig att erbjuda som exempelvis skola, förskola och äldreomsorg. Fritidsgårdar, aktivitetscenter, bibliotek och samtliga arrangemang i kommunens regi sattes på paus. 

Kommunstyrelsens ordförande Christian Sonesson (M) som låg bakom åtgärden valde därmed att gå utanför Folkhälsomyndighetens råd. ”Jag anser att det är bättre att vara mer försiktig än att agera för sent”, motiverade han det hela på kommunens hemsida. Att rådhusets reception inte hör till kommunens kärnverksamheter kände vi inte till. På dörren står att endast bokade besök tas emot, men det måste väl ändå gå att få ut handlingar? Vi ringer växeln och får stå tre minuter i telefonkö. När vi kommer fram ber vi att få se en lista över alla registrerade inkomna och utgående ärenden från gårdagen. Kvinnan som svarar verkar förvånad av frågan. 

– Vad är det för diarium du tänker på? frågar hon. Till slut kopplar hon oss vidare till registrator Mats Doona. 

– Jaha, hrm. Nu har vi ju liksom inget riktigt sätt att visa diariet på. Men jag kan plocka fram en daglista till er. Låt mig återkomma, säger han. 

Efter några minuter ringer han upp och berättar att han ska komma ner med en lista. Snart är han på plats i entrédörren. Medan vi tittar igenom listan och han väntar börjar larmet tjuta för att dörren stått öppen för länge. Mats Doona låser sig ute för att kunna fortsätta vara behjälplig. Då vi vill kontrollera att systemet fungerar också när vi ber att få titta närmare på en handling som finns i daglistan väljer vi en rad på måfå. Registratorn måste gå runt huset via en personalentré för att komma upp till sitt kontor där han skriver ut handlingen innan han kommer ner igen.

FOTO: JOHAN NILSSON/TT

Christian Sonesson (M), KSO i Staffanstorp.

Sydsvenskans reporter Astrid Adelgren har bevakat Staffanstorp mer eller mindre dagligen i 2,5 år. – Tyvärr har vi ingen egen lokal i kommunen, jag sitter i Malmö. Men jag tycker att det funkar bra ändå, säger hon. Astrid Adelgren har pratat med sina kollegor inför vårt samtal och de är överens om att Staffanstorp inte på något sätt skiljer ut sig vad gäller tillgängligheten till offentliga handlingar. 

– Någon gång får vi nej och överklagar, men det händer ju i alla kommuner, säger Astrid Adelgren. 

Däremot har Staffanstorp på senaste tiden varit i blåsväder på ett annat sätt. Kommunstyrelsens ordförande Christian Sonesson (M) vägrar konsekvent att prata med journalister från Sydsvenskan med motiveringen att tidningen tar betalt för sin journalistik. 

– Vi stötte på det här första gången i slutet av mars och försöker jobba på så gott det går ändå. Men det var först nu för någon vecka sedan, när jag direkt i en artikel skrev ut själva motiveringen till varför kommunstyrelsens ordförande inte vill prata med oss, som opinionen tog fart. Vi behöver också ställa frågor till Christian Sonesson och ringer därför upp honom. 

Hans egen motivering till att han konsekvent avböjer att uttala sig i Sydsvenskan är att det är en ”dålig tidning” som dessutom tar betalt för sitt material. Han menar att hans uttalanden ska kunna läsas av alla, även av dem som inte betalar för en tidning. Det första han undrar är följdriktigt vilken tidning vi skriver för. Scoop passerar nålsögat, fast även den kostar pengar. 

Hur motiverade du beslutet att stänga rådhusets reception?

– Vi har ju bibliotek, barnbibliotek, kafé och reception till rådhuset i ett och samma, så det är ett ställe där det passerar väldigt mycket folk. Dels alla anställda i bibliotek och rådhus, men också allmänheten. Det var ganska tidigt in i pandemin och man visste inte hur hårt det skulle slå. Det var bättre att ha en försiktighetsprincip, säger han. Förutom verksamheterna i rådhuset stängdes badhuset, en biblioteksfilial och viss annan verksamhet. Anställda som hade varit i utpekade riskregioner skulle stanna hemma under inkubationstiden oavsett symtom och samma uppmaning gick ut till skolelever som hade varit på resa.

Foto Kolbjörn Guwallius

Arkivarien Karl-Johan Karlsson hjälpte Scoop med diariet i Hörby.

Ni var ganska ensamma om så långtgående åtgärder. 

– Ja, man får utvärdera i efterhand, naturligtvis. Vidtog man för kraftiga åtgärder eller borde man ha gjort mer? Vi kan konstatera att vi har väldigt få fall av smitta. Förra veckan låg vi fortfarande under tio konstaterade smittfall totalt. 

När är det dags att öppna rådhuset igen?

 – Vi sitter redan nu och planerar för att göra det. Vi har en plan för att göra det och vi kommer att släppa på olika förvaltningar i taget så att vi inte gör allting samtidigt. Vi kommer att öppna biblioteket i Hjärup först och rådhuset ganska kort därpå. Christian Sonesson har inte hört några klagomål om att kommunen har varit svår att nå under pandemin. 

– Men det är ju viktigt, det ska ju fungera ändå. Sedan är det alltid lättare om man kan knalla in i receptionen. Å andra sidan är det många som begär ut handlingar som inte bor i Staffanstorp. Det ska ju inte bygga på att du måste komma fysiskt till kommunen, säger Christian Sonesson.

Vi åker vidare till Hörby, där vi parkerar vid ett idylliskt torg. Staden påminner om ett mindre Ystad med sina låga gathus i korsvirke och en kyrka med anor från 1100-talet. 

Kommunhuset är betydligt yngre, det invigdes så sent som 2011. Till skillnad från i Staffanstorp är det öppet, inga covidrestriktioner sätter lås på dörren. I reception sitter två medarbetare bakom en glasvägg. En annan grupp samtalar i foajén och stämningen verkar god. Receptionisten lovar att hjälpa oss, ringer ett samtal och ber oss vänta. Det tar en bra stund och under tiden tittar vi på broschyrer över det natursköna mellersta Skåne. Efter nästan 20 minuter öppnas till slut dörren upp till kontorsvåningarna och en man kommer emot oss.

– Karl-Johan Karlsson, arkivarie, presenterar han sig. 

Vi förklarar vårt ärende, men utan att avslöja vilka vi är. 

Karl-Johan Karlsson svarar snabbt att visst, det ska han ordna. Han behöver bara gå tillbaka till sitt kontor igen och spara ner pdf-filer på ett usb-minne. 

– Så kommer jag tillbaka snart och så kan ni titta här på den publika datorn, säger han och pekar mot ett avskilt skrivbord intill receptionen. Han kilar iväg innan vi hinner ställa några ytterligare frågor. 

Efter ytterligare drygt 15 minuters väntan i kommunhusets reception är Karl-Johan Karlsson tillbaka. 

– Ursäkta, det tog lite tid. Teknikstrul, datorn skulle uppdatera och starta om och sådär, förklarar han sig. 

Vi får vårt usb-minne och Karl-Johan Karlsson gör sig redo att snabbt lämna oss ifred framför datorn. Vi frågar, precis som i Staffanstorp, hur vi ska göra om vi vill titta närmare på något. 

– Då är det bara att säga till i receptionen, så ringer de på mig, säger han och skyndar iväg. Det är uppenbart att han inte vill hänga över våra axlar medan vi tittar på diariet. Vi är helt ensamma förutom receptionisterna bakom glasrutan en bit bort. Vi tittar igenom daglistan i lugn och ro och hittar ett par ärenden som vi vill se i sin helhet. Vi meddelar en av receptionisterna, som ber om diarienumren och åter ringer på Karl-Johan Karlsson. Inom några minuter är han på plats med utskrifter av de ärenden vi har efterfrågat. Vi tackar och presenterar nu även vilka vi är och att vi kommer från Scoop med anledning av kritiken mot Hörby.

Foto: Krister Hansson/Aftonbladet/TT

När Peter Kadhammar besökte Hörby kommun övervakades han av två tjänstemän. Ur Scoop nr 1/2020.

 – Jo, jag förstod nästan det, säger Karl-Johan Johansson, som verkar påläst. Det korrekta bemötandet skiljer sig mycket från det misstänkliggörande och den kontroll som Aftonbladets Peter Kadhammar upplevde. 

– Att det blev som det blev berodde på att vi inte hade några rutiner. Nu har vi upprättat det och så som det här har hanterats i dag, det är så det ska fungera framöver. 

Men hur kunde det då bli som det blev för Kadhammar? undrar vi. Karl-Johan Karlsson säger att han inte riktigt kan svara på det. 

– Jag var inte inblandad i det. Men kommunen har ju haft hög personalomsättning, jag har själv bara varit här i ungefär ett år och jag har fått jobba mycket med att få till fungerande rutiner. När vi senare återkommer till Karl-Johan Karlsson på telefon fyller han på med att det i stort sett ska fungera bra i kommunen. 

– När det gäller allmänna handlingar tror jag att vi i nuläget inte har några problem, men eftersom det är lite dåligt när det gäller samordningen beror det helt och hållet på vem man begär en handling av. Men hör man av sig till de kanaler som ofta hanterar allmänna handlingar så fungerar det. 

Karl-Johan Karlsson har en månad kvar på jobbet när vi pratar med honom och hans tjänst är inte utlyst på nytt. Före hans tid har kommunen inte haft någon arkivarie på tio år, säger han. Han har fått arbeta hårt med att bygga upp ett uppdaterat kommunarkiv. 

– Som det ser ut finns det chefer som kanske vill spara in på den tjänsten. Då måste man lösa stora delar av det på annat sätt. Det är väldigt oklart hur det blir framöver. 

Vem tar över dina arbetsuppgifter? 

– Det kommer övriga kansliet göra, som en tillfällig lösning. Sedan är det oklart hur man kommer att gå vidare. Att Peter Kadhammar behandlades med misstänksamhet tror Karl-Johan Karlsson inte hänger samman med att han granskade kommunens SD-styre. 

– Det är så vedertaget att man måste lämna ut allmänna handlingar, så hade de velat göra någonting på det området så tror jag

FOTO: JOHAN NILSSON/TT

Hörbys KSO Cecilia Bladh in Zito (SD) avböjde intervju på telefon.

inte att de hade vågat. Det är en så pass känslig fråga med offentlighetsprincipen. Då hade man nog snarare sett till att ta saker muntligt i stället för att ha dem i handlingar och då hade jag ändå inte fått reda på det. Vi frågar om de bristande rutinerna ändå kan hänga samman med Sverigedemokraternas ovana att leda en kommun. 

– Nej, egentligen inte. De rutinerna upprättas på tjänstemannanivå och det är mer en gammal kultur i kommunen som ligger bakom bristerna, säger Karl-Johan Karlsson. 

Peter Kadhammar är inte förvånad över att rutinerna i Hörby har skärpts sedan hans besök. Han tror att kommunens nervösa hantering av hans egen diariekoll delvis även hade att göra med att han var en ditrest granskare från stora Aftonbladet. 

– Jag utgår från att det gick jättebra för er och att ni fick superservice. Självklart. De är väl inte galna. Det som utmärker en människa med normal intelligens är att man lär av misstag, säger han och skrattar. Han är dock inte lika säker som Karl-Johan Karlsson på att det sverigedemokratiska kommunstyret inte har påverkat läget. 

– Hela situationen i kommunen var väldigt uppjagad med extremt stora spänningar. Ny ledning och HR-chefen var städslad av nya kommundirektören som båda var utsatta för väldigt stark kritik. Så det som hände mig var ingen tillfällighet utan ett resultat av den specifika situationen i Hörby just då, tror Peter Kadhammar. 

Vi ringer upp kommunstyrelsens ordförande, sverigedemokraten Cecilia Bladh in Zito. Hon ber att få våra frågor skriftligt för att sedan återkomma. Svaren kommer kortfattat via mejl. Vi söker henne upprepade gånger via telefon och mejl för att ställa följdfrågor och be om fördjupade svar utan att hon återkommer. 

Här följer våra frågor och Cecilia Bladh in Zitos svar i sin helhet: 

Har rutinerna i Hörby ändrats vad gäller utlämnande av diarieförda handlingar sedan den uppmärksammade artikeln i Aftonbladet i början av mars? 

”Rutinen har förtydligats enligt vilken diarielistor skrivs ut och läggs på USB vilka allmänheten sedan kan titta på.” 

Betyder det att de tidigare rutinerna var dåliga? 

”Allt som görs har alltid förbättringspotential.” 

Spelade det någon roll för hanteringen att Peter Kadhammar var jour- 23 nalist på Aftonbladet och att han var där för att granska kommunen? 

”Vi gör ingen skillnad på vem det är som begär ut handlingar.” 

Vad tänker du som ledande kommunpolitiker kring vikten av att allmänheten får möjlighet att skyndsamt få tillgång till er kommuns diarium? 

”Det är viktigt att allmänheten kan ta del av handlingar. Detta måste ske på ett sådant sätt att offentlighets- och sekretesslagen följs.” 

Vi skickar påminnelsemejl som inte besvaras och när vi efter flera försök når Cecilia Bladh in Zito på telefon har hon som varje gång vi har nått henne bråttom och är upptagen med annat. 

– Jag har redan svarat på frågorna, så det är det ni får av mig. 

Dina svar var väldigt kortfattade och vi tror att du egentligen har mer att säga. Vi vill gärna ge dig det utrymmet. 

– Tack så mycket för att du ringde igen, men jag har svarat på frågorna och det är det ni får av mig.

Hörbys högsta tjänsteman, kommundirektör Lena Mårtensson Stenudd, går däremot med på att svara på våra frågor på telefon även om hon inledningsvis tycker att vi redan har fått svar. Hon berättar att hon har varit med och formulerat det som Cecilia Bladh in Zito har skickat till oss.

På vilket sätt har rutinerna förtydligats?

– Vi lämnar ut på USB-minne och det kunde man få i mars också. Men det ville man inte ha då utan man ville ha det på ett annat sätt. Nu är det ett USB-minne man får och ingenting annat.

Hur kommer det sig att det blev som det blev den gången?

– På grund av att en journalist krävde att det skulle vara på det sättet och vi försökte tillmötesgå det på bästa möjliga sätt.

Man har ju rätt att läsa i diariet.

– Det har man, och nu får man det på ett USB-minne så att man kan se. Men man får inte läsa i ett diarium så att man själv kan sitta och ändra och dribbla med materialet. Det var därför vi var tvungna att göra som vi gjorde i mars.

Ni misstänkte att Peter Kadhammar skulle ändra i diariet?

– Ja, alltså vi har inget diarium som vi kan lämna ut så att man får sitta själv vid en dator, vi har inte den formen av diarium. Det sade jag redan då, att diariet vi har inte är ämnat för att låta allmänheten själva sitta och bläddra i det. Det funkar inte eftersom det är alldeles för mycket öppet i första ärendemeningen. Men han krävde att det skulle vara på det sättet och han godkände det när han var här. Sedan skrev han på ett annat sätt i tidningen och det får stå för honom.

Var det därmed försvarligt att han fick 30 minuter på sig och att han blev övervakad?

– Han blev inte övervakad, han hade hjälp av två personer som såg till att han kunde få del av det som var möjligt att delge honom.

Menar du att det var försvarligt att han fick en tidsgräns på 30 minuter?

– Ja, med hänsyn till att vi inte har tjänstemän som kan sitta och ta upp tid på det sättet. Hade han tagit emot USB-minnet hade han kunnat sitta flera timmar och bläddra fram och tillbaka med det och sedan komma tillbaka till oss och också få material från det. Men han ville inte det.

Men du menar att han erbjöds ett USB-minne.

– Japp, det gjorde han.

Då menar du att inget fel egentligen har begåtts.

– Nej, det är helt rätt och det sade jag redan vid det tillfället. Vi gjorde vad vi kunde i den situationen som uppstod med det särskilda kravet som just den journalisten ställde, säger Lena Mårtensson Stenudd.

Peter Kadhammar låter förvånad när han får kommundirektörens version återberättad.

– Nej, nej. Vadå USB-minne? Jag kan absolut inte minnas det.

Hade du tackat ja till det i så fall?

– Ja, det hade jag väl gjort, säger Peter Kadhammar.

Aftonbladets fotograf Krister Hansson var med Peter Kadhammar i Hörby. Han har inte heller hört något erbjudande om ett USB-minne.

– Det har jag inget minne av. Varför skulle Peter säga nej till det? Han har en egen dator med sig och det hade bara varit att stoppa in USB-minnet i så fall. Men det var extremt dålig stämning från början till slut. Det var knappt att man vågade andas. Jag kan inte minnas att det har varit sämre stämning på något annat jobb, säger Krister Hansson.

Lokalreportern Jonas Karlsson är stationerad i Hörby för Skånska Dagbladet. Han har jobbat med att bevaka kommunen sedan 2011 och säger att han blev lite förvånad när han läste om hur Peter Kadhammar blev bemött.

– Jag känner inte riktigt igen det. För det mesta tycker jag att vi får de handlingar vi efterfrågar. Sedan har jag som ensam kommunreporter sällan tid att gå in och studera diariet i detalj. Jag vet inte om min upplevelse skulle vara annorlunda om jag gjorde det.

Något som Jonas Karlsson däremot anser har försämrats vad gäller öppenheten i Hörby är att kommunstyrelsens arbetsutskott under det senaste året konsekvent har nekat honom och hans kollegor att ta del av beslutsunderlagen.

– Man försvarar sig med att det är arbetsmaterial och inga färdiga handlingar, men det förfarandet har aldrig gällt förut. Då ville kommunen vara så öppen som möjligt. Nu får vi ta del av ärenden först när det har tagits beslut och det kan vara ett demokratiproblem. Då kan det vara för sent för medborgare att få möjlighet att påverka ett beslut.

Jonas Karlsson upplevde också att de styrande var mer svår-åtkomliga i samband med att Hörby under vintern och den tidiga våren förekom i flera medierapporteringar med anledning av bland annat kommunens höga chefsomsättning och bristerna i arbetsmiljön.

– Halva riksmedia var ju på plats här under en tid och bevakade. Det ledde till att ledande politiker blev mer misstänksamma mot journalister generellt. Men det upplever jag har släppt lite nu, det är mer vardagslunk igen.

Scoops diarerunda rullar vidare mot Helsingborg. I centrum pågår förnyelse. Järnvägsgatan har fått ett bredare busskörfält och den kombinerade tåg-, färje- och bussterminalen Knutpunkten håller på att byggas ut. Ett nytt konferenscenter växer fram i det nya området Sea U vid havet. Det luktar salt hav och blåser lätt från Danmark.

Vi tar oss till det som kallas Kontaktcenter, inrymt i ett pampigt tidigare posthus direkt nedanför landmärket Kärnan, en tornbyggnad som är en rest av stadens 1300-talsslott. Inne i Kontaktcenter sitter så kallade kommunvägledare bakom en lång disk med sedvanliga covidplexiglas. De har enligt kommunens hemsida i uppdrag att vara ”en väg in”.

Men kvinnan vi får prata med behöver inte hjälpa oss särskilt mycket. Vi hade, rent tekniskt, faktiskt inte ens behövt ta oss hit. För hela diariet, från alla nämnder, går att nå via hemsidan. Innehållet i diarierna ska enligt uppgift uppdateras två gånger varje vardag, före lunch och strax före klockan 17.

Trots den digitala tillgången kan vi även läsa diariet på plats. Vi blir visade till en publik dator där receptionisten något ovant klickar sig fram till diariet på kommunens hemsida innan hon lämnar oss. Vi gör en sökning över gårdagens och dagens ärenden och får fram en lista med rubriker. Ibland bifogas protokoll och andra dokument som pdf-filer. Vill man se något ärende i sin helhet uppmanas man att kontakta registratorn på respektive förvaltning. Kommunen har också lagt ut en liten instruktionsfilm om hur man gör för att söka i diariet.

Någon dag efter besöket ringer vi upp Helsingborgs stad och ber att få prata med den som ansvarar för webbdiariet. Vi hamnar hos Karin Runhagen som är chef för Stadskansliet. Hon berättar att kommunen har arbetat med webbdiarium ända sedan 2003.

– Men då var det inte lika utbyggt med de finesser vi kan erbjuda i dag. Man var tvungen att söka i varje nämnd och det fanns inte den helhet som vi har nu, där du kan söka på ett visst ärende och direkt få träff från samtliga nämnder kring vad som har diarieförts.

Med i samtalet sitter även ärendesamordnare Ann-Marie Scholander som bland annat registrerar ärenden för kommunstyrelsen och därmed är en av dem som dagligen publicerar på webbdiariet. 

– Finns det med personuppgifter i filen läggs de inte ut, utan vi publicerar enbart ärenderubrik. Det går självklart att efterfråga filer, men då behöver man höra av sig specifikt och så får vi göra en sekretessbedömning.

Karin Runhagen berättar att webbdiariet har utvecklas i samarbete med leverantören av det administrativa system som staden använder för diariehantering.

– Vi ställde krav om att vi ville ha diariet lättillgängligt och har varit med som referensgrupp och påverkat utvecklingen tillsammans med leverantören, säger hon.

Denna satsning beror enligt Karin Runhagen på att Helsingborgs stad vill vara öppen och transparent, inte på att det funnits kritik mot att det varit svårt att nå handlingarna tidigare. Webbdiariet har dessutom effektiviserat det administrativa arbetet i kommunen. Ann-Marie Scholander ser en direkt skillnad i sin arbetsvardag.

– Tidigare skickade jag exempelvis en postlista dagligen till media och samtliga nämnder, det behöver jag inte längre. Nu uppdaterar sig alla själva och hör bara av sig när de behöver något ytterligare. När det kommer någon begäran så är det främst från journalister som vill ta del av någon fil som inte ligger ute.

Också dagordning och samtliga handlingar inför kommunfullmäktigesammanträden är numera helt digitala. Karin Runhagen berättar att man tidigare skrev ut sammanträdeshandlingar och lämnade på åhörarbänk.

– Nu har vi i stället läsplattor till åhörarna som är styrda till webbdiariet, där de kan ta del av handlingarna. Dessutom är alla ärenden som kommer upp i diariet delningsbara på sociala medier. Det är väldigt uppskattat av politikerna som direkt från sittande möte kan rapportera om hur det går i en fråga. Det ökar öppenhet och insyn, säger Karin Runhagen. 

Vi avslutar vår diariekoll i Malmö. Vi vill ta reda på hur det kan te sig i en storstad. I Stadshusets reception sitter en vikarie, vilket tydligt framgår av hennes namnbricka. Det visar sig att hon aldrig har hört talas om diariet fastän hon har jobbat här i två månader. Vi får förklara detaljerat vad ett diarium är.

Receptionisten är okunnig men vänlig. Hon går och hämtar en mer erfaren kollega, som förklarar att Malmö inte har något samlat system utan att man får vända sig till respektive förvaltning. Det är telefon eller bokade besök som gäller, att spontant besöka receptionen går inte längre. Vi bestämmer oss för att göra ett stickprov på Stadskontoret. Den erfarna kommunvägledaren ringer aktuell registrator, Pia Martinsson. I coronatider vill hon inte räcka över luren, men vi får numret och ringer tillbaka från egen mobiltelefon.

– Jag kan ta ut en daglista till er och mejla. Men jag vet inte om jag hinner i dag eller om det blir i morgon, säger Pia Martinsson.

Det dröjer dock bara en knapp halvtimme innan vi mejlledes får postlistan med rubriker över diarieförda handlingar från gårdagen och dagen.

Det kan tilläggas att även om Malmö inte har ett lika utvecklat system för webbpubliceringar som Helsingborg finns sådant som kallelser, protokoll och bilagor från alla nämnder online.

Per Hagström anser att den bristande rutin vi stötte på i växeln i Staffanstorp och i receptionen i Malmö kan utgöra ett problem.

– Om ingen efterfrågar det så spelar det kanske inte så stor roll, men då och då är det någon som vill titta i diariet och då ska den här rutinen finnas på plats. Det är inte tillräckligt många som ligger på och kräver sin rätt till ett riktigt diarium.

Vems är ansvaret, är det vi som frågar efter diariet för sällan eller är det myndigheterna som ska hålla med det ändå?

– De måste ju följa lagen. Den gången någon faktiskt begär ut ett diarium så måste de kunna tillhandahålla det skyndsamt. Det finns ingen begränsning i det ansvaret, säger Per Hagström.

Peter Kadhammar på Aftonbladet förvånas inte när vi berättar om den bristande kunskapen om diariet i receptionerna.

– Jag håller inte på så mycket med diarier nu för tiden som jag gjorde förr, men min känsla är att kunskapen har minskat. Jag undrar om det är en följd av att det finns färre lokalredaktioner i landet. Det är klart att det var vi journalister som sprang omkring mest och ville titta på diariet. Om man jämför 1980-talet med i dag finns det en större okunskap när det gäller hur de ska agera. Man kan få som svar att de undrar vad man ska ha det till, den typen av frågor. Jag tror inte att de är vana vid att folk kommer och vill titta på handlingar. Så var det inte förr. Man klev in någonstans och bad att få se diariet och så slängde de fram det, det var inte mer med det.

Men att diariet inte är lika tillgängligt, kan det bero på att ingen efterfrågar det?

– Ja, det tror jag. De är inte vana. Förr hade ju varenda håla en lokalredaktör. Lokaljournalistiken i Sverige från 1970-talet och framåt bestod inte längre av gamla sömniga, totalt inkompetenta lokalredaktörer, utan det var vassa lokaltidningar och redaktörer, säger Peter Kadhammar.

Så hur har det då gått för vår anonyma medborgare, Nadja?

Nadja skickar iväg ”sin” begäran en måndag klockan 8:21. Alla kommuner lyder under samma lagstiftning och teoretiskt ska svaren därför bli likvärdiga. Enligt tryckfrihetsförordningen ska en begäran om att få en kopia på en allmän handling dessutom behandlas ”skyndsamt”. Tidigare beslut från JO har tolkat skyndsamhetskravet som att besked om utlämnande ska ges samma dag som begäran har gjorts, eller någon dag senare om det krävs med hänsyn till omfattningen.

Det första som händer är att en mängd autosvar om mottagen mejl rasslar in. 95 av 290 kommuner har sådana svar. Den första manuellt författade bekräftelsen kommer från Båstad, bara en minut efter vårt mejl. Inom en timme har 32 kommuner skickat manuella svar om att vårt mejl är mottaget och kommer att hanteras. Fyra av dem har redan skickat autosvar om samma sak.

Mindre än en timme efter vår begäran, klockan 9:14, levererar Gnosjös kommunstyrelseordförande Kristine Hästmark (M) själv en lista över den aktuella dagens in- och utgående mejl. Tvåa blir Smedjebacken, en och en halv timme efter begäran. Inom tre timmar har 15 kommuner levererat de begärda handlingarna.

– Jag brukar försöka vara snabb med att svara och göra det direkt, annars är risken att det kommer annat emellan. Jag tycker det är viktigt att göra det, säger Kristine Hästmark på telefon när vi berättar att hon var snabbast.

Hur betydelsefullt är det med insyn i offentlig verksamhet?

– Jag tycker det är oerhört viktigt. Men när det kommer till individärenden är det bättre att lägga på en högre sekretess och sedan lätta på den i så fall. Då är det bättre att ta det säkra före det osäkra.

Du lämnade ut mejllistan själv. Hur tänker du med kontrollfunktionen som blir om det görs av registraturen?

– Vi diskuterade det. Jag var sjuk och var hemma och när det var så få mejl så sade vi att då gör jag det själv. Annars hade kommunsekreteraren eller IT gjort det åt mig. Jag tänkte att det går snabbast, säger Kristine Hästmark.

I Boxholm i Östergötland stöter vår fingerade medborgare däremot på patrull. Klockan 9:26 får hon detta svar: 

”Jag har skrivit ut alla mail från inkorgen och skickat den 4 maj som du har efterfrågat. Vår regel är då att man bokar en tid och på plats här hos oss på kommunkontoret så du kan ta del av dem. Välkommen!” skriver kommunstyrelsens ordförande Britt-Marie Johansson (S).

Nadja förklarar att hon inte kan komma till kontoret och ber därför att få handlingarna skickade, men får till svar: ”Tyvärr är vår policy sådan att vi stämmer möte och går igenom mailen tillsammans.” 

När vår frågeställare undrar hur det ska gå till rent praktiskt blir svaret: ”Jag har som sagt dragit ut de efterfrågade mailen och de finns att tillgå här på Kommunkontoret. Du kan läsa igenom dem här och då har du möjlighet att ställa frågor när jag är på plats.”

Svaret är i linje med kommunens nedtecknade policy, som vi efterfrågar. Där står samtidigt att frågeställare har rätt att vara anonyma, vilket är i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen. Men om det enda sättet att ta del av handlingar är genom ett fysiskt besök på plats kan det bli svårt att garantera anonymiteten. I en kommun kan man förmoda att de flesta frågeställare är journalister eller kommuninvånare. I en liten kommun som Boxholm, med knappt 5 500 invånare, är det svårt att vara anonym.

Policyn innebär också svårigheter för personer som är förhindrade att komma av olika skäl, som funktionshindrade, sjuka, personer som sitter i fängelse eller sådana som bor i en helt annan del av landet.

Vår frågeställare tvingas ge upp, men några dagar senare mejlar vi med ett av våra egna konton och en tydlig journalistsignatur i mejlet och gör en liknande begäran. Svaret blir snarlikt, Britt-Marie Johansson vägrar skicka handlingarna och hänvisar till policyn. Hon ändrar sig inte när vi förklarar att vi varken har tid eller möjlighet att ta oss till Östergötland från Skåne för att läsa i en mejllogg. Frågan ställs mitt under coronakrisen när Folkhälsomyndigheten avråder från längre resor inom landet. När vi i mejl förklarar att policyn står i strid tryckfrihetsförordningen återkommer hon inte. Vi påminner efter fem dagar och når henne på telefon efter ytterligare tio dagar efter flera försök.

– Jag har ju svarat dig, vi har våra principer, så att de finns här om du vill ha dem, säger Britt-Marie Johansson.

Kort därpå hänvisar hon till att hon sitter i möte och inte har tid. Vi ber henne återkomma så snart hon kan och först låter det som att det kan dröja några dagar. Hon återkommer dock redan efter en halvtimme, den här gången flankerad av Fredrik Svaton, administrativ chef i Boxholms kommun, på högtalartelefon.

Vi förklarar nu bakgrunden och berättar om vår granskning. Att vi ville se om det är någon skillnad om man är journalist eller inte.

– Nej, det ska inte vara någon skillnad och vi gjorde ju inte heller någon skillnad, säger Fredrik Svaton.

Vi frågar hur det är förenligt med tryckfrihetsförordningen att kräva ett besök på plats för att ta del av allmänna handlingar.

– Lagen är kanske inte så enkel att följa alla gånger och vi gör ju så gott vi kan, naturligtvis. Det här med elektronisk kommunikation tror jag inte det finns något lagligt krav kring. Sedan är det kanske så på senare år att det har kommit prejudikat kring att skicka postledes. Kan det vara så? Vi har försökt att titta lite grann på det där. Det är ett sätt att hantera ganska mycket förfrågningar och då är det den policy vi har. Men det finns anledning för oss att titta riktigt ordentligt på den policyn och se om vi faktiskt bryter mot tryckfrihetslagen, och gör vi det, då måste vi ändra vår policy och gå igenom den ordentligt.

Och Boxholms kommun har förstås fel. Deras policy har inget angivet beslutsdatum så det går inte att säga när den är uppdaterad, men regeln i lagen är inte en produkt av prejudikat utan framgår i klartext redan av propositionen för den nuvarande tryckfrihetsförordningen från 1981, där man särskilt lyfter fram att det kan vara till fördel för den som inte kan ta sig till en viss myndighet att kunna ta del av skickade kopior i stället för att läsa originalhandlingar på plats. JO har även prövat frågan vid flera tillfällen utan att komma fram till något annat resultat.

Ni ger inga alternativ för personer som inte kan besöka kommunhuset?

– Det är av de saker som gör att det finns anledning att vi tittar på vår policy. Så att vi inte bryter mot lagen. Jag upprepar mig nu, men det är ju det vi ska göra. Det är klart att vi inte vill bryta mot några lagar, säger Fredrik Svaton.

Både han och Britt-Marie Johansson håller med om att rätten till anonymitet blir mer eller mindre omöjlig att upprätthålla om man måste besöka kommunkontoret för att ta del av handlingar.

– Ja, det är ju en nackdel givetvis, om man måste komma in fysiskt. Det är helt riktigt. Det är inte bra, säger Fredrik Svaton.

– Vi är en liten kommun. Jag ska inte säga att vi känner alla, men mer eller mindre, fortsätter Britt-Marie Johansson.

Varför tror ni att ni drar så radikalt annorlunda slutsatser i Boxholm än i de flesta andra kommuner?

– Det har jag ingen kommentar till, men jag har sagt att vi ska titta på det. Om det är så att vi bryter mot någonting är det olyckligt, då får vi se över det så fort som möjligt, säger Fredrik Svaton.

Per Hagström anser att Boxholm har gjort fel hela vägen. Det är inte utskrifter av mejl vi har efterfrågat, utan listor.

– Ofta vill man ha just en e-postlogg för då kan man få en fryst bild av de handlingar som fanns. Här vet man inte om kommunstyrelsens ordförande bara skriver ut de mejl hon anser är lämpliga att de kommer till allmänhetens kännedom. Jag tycker att myndigheterna ska ha en rutin att det är någon annan än tjänstemän och förtroendevalda som hanterar det där, säger han.

Per Hagström skrattar när vi berättar om Boxholms kommuns krav på personligt besök.

– Man kan inte kräva att någon ska komma och ta del av en handling på plats om det inte är känsliga uppgifter, där man då kan säga att man gör ett sekretessförbehåll och säger att man kan få titta om man gör det på plats. Det gäller det antagligen inte i det här fallet. Man får inte göra det besvärligt att ta del av allmänna handlingar, det brukar JO ofta slå ner på. Det kan också upplevas som obehagligt att komma dit.

Vi berättar att det till och med finns en policy som kommunen hänvisar till.

– Vilket översitteri. Policy, vad är det? Det här är ju tryckfrihetsförordningen, det är en grundlag. Allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar i en viss form som anges i grundlag, då kan inte en enskild myndighet hitta på en policy som de tycker är bra. Hur många är sugna på att sitta där med kommunstyrelsens ordförande och gå igenom hennes mejl?

Per Hagström konstaterar också att rätten till anonymitet blir omöjlig att upprätthålla vid krav på besök och att kommunens krav på tidsbokning för att titta på handlingar saknar lagstöd.

Vimmerby kommunsekreterare Jenny Andersson avslår som enda kommun vår begäran helt med hänvisning till att inga av mejlen ”innehåller någon information som tillhör ett nu slutfört ärende” och hänvisar till regeln i tryckfrihetsförordningen om att endast ärenden som har slutbehandlats är offentliga. Denna regel gäller dock inte alls för inkommande korrespondens och för utgående korrespondens gäller normalt att handlingar blir offentliga när de lämnar myndigheten. Man gör alltså en mycket vidare tolkning av vad ett slutbehandlat ärende är än vad lagen medger.

När vi upplyser kommunsekreteraren om ovanstående och ber om en ändring får vi i stället ett formellt avslagsbeslut där hon hänvisar som nämnts för utgående mejl. När det gäller inkommande mejl hänvisas till en regel i tryckfrihetsförordningens § 14 om att handlingar som lämnats in till en myndighet inte är allmänna om de har lämnats in ”endast för befordran av ett meddelande”. Utan att själva se mejlen kan vi inte bedöma tillämpligheten, men vi lämnar in en överklagan och hänvisar till tydliga domar i Högsta förvaltningsdomstolen och Regeringsrätten i jämförbara fall som ger vid handen att beslutet borde vara felaktigt. Kommunsekreteraren ändrar sig inte efter vår överklagan utan låter den gå vidare till kammarrätten i Jönköping.

Eftersom vi vill testa likvärdigheten i prövningen gör vi även en ny begäran i rollen som journalist. För att den ska skilja sig från Nadjas begäran och inte väcka misstanke om att vara från samma person ber vi om hela veckans mejl. Den här gången tar det 26 timmar att få ut en lista över alla Jacob Källs (C) mejl – inklusive den dag Nadja ville se. Listan saknar strykningar och handlingarnas grad av offentlighet ser av rubrikerna att döma inte ut att kunna ha ändrats under de dagar som har förflutit.

Den anonyma Nadja har alltså fått en annan bedömning än den identifierbara journalisten.

– Det beror på att det senare ställningstagandet gjordes med en mer generös handläggning. Vi var mer generösa än vi behöver vara enligt lagen. Enligt lagen ska man pröva alla mejl först, för det är bara de som är allmän handling som vi ska lämna ut. Men vi är ganska hårt belastade tidsmässigt, så vi hinner inte göra den prövningen för alla fem dagarna, så då var vi mer generösa än vi behöver vara och tittade på rubrikerna om det var något som vi aktivt ville hålla hemligt, och det kunde vi inte se att det var. Och därför valde vi att vara mer generösa än vi behöver så att vi sparade tid, säger kommunsekreterare Jenny Andersson på telefon.

Varför var ni mer generösa mot oss än mot Nadja?

– För att det var ett större material, det var fem dagar i stället för en. Då hade vi inte den tiden.

Det låter annars lättare att gå igenom ett kortare material.

– Ja, den tiden fanns ju mer när det gäller en dag.

Man måste nästan stanna upp lite för att hänga med här: kommunsekreteraren har alltså gått igenom mejlen noggrant för Nadjas del och då kommit fram till ett avslag. När hon senare går igenom exakt samma material översiktligt för vår del kommer hon fram till att inget av det behöver ”hållas hemligt”. När materialet blev för stort för att gå igenom noggrant valde hon att göra allt offentligt – även sådant som hon nyss hade kommit fram till inte var offentligt.

När det gäller inkommande mejl hänvisade du för Nadja till paragrafen om befordran av meddelande. Men när vi tittar på rubrikerna vi senare fick ut ser vi inga mejl som skulle vara skickade till honom i rollen som något slags postverksamhet.

– Nej, det måste man ju se själva innehållet i mejlet för att se om det är ett meddelande eller om det är information till ärenden.

Ska ni inte göra den prövningen när ni hänvisar till ett specifikt lagrum?

– Är det bara ett meddelande och inte sakinformation till ett ärende så är det inte allmän handling. Det blir allmän handling först när det innehåller sakinformation till ett ärende, fast när ärendet då är avgjort, säger Jenny Andersson.

Regeln om slutförda ärenden i tryckfrihetsförordningen förklarar Per Hagström så här:

– Det hänger ihop med om de går in på om själva mejlen är allmänna handlingar. Det kan vara så att de tillför sakuppgifter till något ärende som ännu inte är avslutat. Då är de inte allmänna handlingar förrän det ärendet är avslutat.

Men det förbehållet gäller inte alls om mejlen väl har lämnat myndigheten, utan bara om det är interna mejl mellan medarbetare. Mejl som lämnar myndigheten blir offentliga direkt.

Att vägra att lämna ut inkommande mejl går inte alls.

– E-post som kommer in från personer utanför myndigheten är alltid allmänna handlingar, säger Per Hagström.

Och regeln om befordran av meddelande är inte rimlig att använda i sammanhanget.

– Jag fattar inte riktigt hur den blir tillämplig i det här fallet. Det måste ju vara när en myndighet jobbar med meddelande-
befordran, som posten. En kommunstyrelseordförande lär ju inte ha någon postverksamhet. Det låter bara helt fel. Jag har aldrig hört den invändningen när det gäller e-postloggar.

Men Vimmerby kommun hade aldrig behövt gå in och värdera enskilda mejl i Nadjas fall.

– Ni begär inte ut mejlen utan e-postloggen. Den är i sig en allmän handling i sin helhet. Det finns en specialregel i tryckfrihetsförordningen som gäller förteckningar som förs fortlöpande, de blir allmänna handlingar direkt. Det finns avgörande från högsta instans att e-postloggar är den typen av handling. Det spelar ingen roll om de handlingar som finns i loggen är allmänna handlingar eller ej, då själva loggen är allmän handling, säger Per Hagström.

Jenny Andersson på Vimmerby kommun anser att om kammarrätten kommer fram till något annat än hon gjort får kommunen ta lärdom av det. Hon berättar också att kommunkontoret har en inplanerad extern utbildning i början av sommaren om just offentlighetsprincipen.

– Jag har faktiskt med den här överklagan dit, för vi fick lov att ta med oss frågor till utbildningen, säger Jenny Andersson.

Vi stöter på små och stora hinder även i andra kommuner. Några har läst vår begäran slarvigt och lämnar bara ut inkorgen. Vi måste påminna för att även få skickatkorgen. I Vilhelmina meddelar kommunen att handlingarna kan hämtas ”i växeln”, men när vi kort meddelar att vår fingerade person inte har möjlighet att besöka den kommer handlingarna utan vidare invändningar på mejlen efter ett par timmar.

Andra kommuner vill hellre posta än mejla listorna, oftast med hänsyn till att de innehåller personuppgifter. Till alla sådana kommuner svarar vi att det går bra att de maskerar vad som krävs för att de ska kunna mejla handlingarna. En stund efter lunch den första dagen deklarerar Uddevalla som första kommun att det är post eller besök som gäller och att inga maskerade listor kommer att mejlas.

Gislaved däremot går med på vårt förslag och skickar efter tre timmar en lista där alla avsändare respektive mottagare har täckts över. Vi kan utläsa ämnesrad, tidpunkt, om mejlet har bilaga samt de första orden i varje mejl. Totalt fem av landets kommuner håller fast vid att de inte mejlar några listor utan att det är brev eller besök som gäller. De har lagen på sin sida eftersom det inte finns något krav på att handlingar måste lämnas ut digitalt.

Vaggeryds kommunstyrelseordförande Gert Jonsson (M) skriver till Nadja klockan 20:36: ”Visst ska du få min e-post, är bara nyfiken vad som väcker ditt intresse. Behöver inte svara men det vore kul att veta”, utan att omedelbart leverera någon lista. Enligt tryckfrihetsförordningen får en myndighet inte efterforska vem någon som begär ut en handling är eller vad syftet med begäran är. Eftersom Jonsson inte skickar med listan i samma mejl skulle han, även om han hänvisar till nyfikenhet och inte villkorar utlämnandet, kunna sätta press på en ovan frågeställare som inte går i linje med intentionerna i lagstiftningen.

Vår fiktiva medborgare svarar att hon avvaktar mejllistan och att hon inte vill berätta om syftet. Nästa eftermiddag återkommer Gert Johansson med en lista som IT-avdelningen har plockat fram, han ber oss föredömligt återkomma om vi vill titta på något särskilt mejl och ställer inga fler frågor om vår begäran.

Ett dygn efter vår begäran har 112 kommuner levererat de begärda handlingarna, varav en hävdar att inga offentliga mejl finns för den aktuella dagen. Vid samma tidpunkt saknas såväl autosvar som manuella svar från hela 60 av Sveriges kommuner.

Flera kommuner överraskar även positivt. Nordanstigs kommun skickar opåkallat hela mejlloggen för drygt två månader i stället för bara den aktuella dagen. Strömstad och Borgholm ber oss återkomma med vilka av mejlen i listan vi vill titta närmare på. Orusts IT-enhet dubbelkollar på eget initiativ efter utlämnandet och återkommer med ytterligare ett mejl som fallit bort. Skövde ber oss notera att reklam och inbjudningar är raderade i enlighet med kommunens regler.

Umeå och Norsjö skickar mejlen i fulltext i stället för bara de grundläggande uppgifter vi har bett om, vilket kan vara både bra och dåligt. Vi får snabbare ta del av mejlen i sig, men vi kan inte kontrollera loggen för att se om något har stuvats undan.

Fyra dygn efter vår begäran har vi inte ens fått en automatisk bekräftelse från 20 kommuner, däribland flera småkommuner som kan tänkas ha mer begränsade resurser, men även medelstora kommuner som Trelleborg – och inte minst Stockholm. En påminnelse skickas ut till dem och till de sex kommuner som har levererat autosvar men ingenting mer.

Den här gången tar det Stockholms stads registratur fyra minuter att bekräfta och meddela att begäran tidigare gick vidare till finansroteln och nu har skickats dit igen. Fem timmar senare har vi listorna. Efter påminnelse till autosvarande Ljusdals kommun tar det bara en halvtimme innan handlingarna levereras. Malå kommun skickar strax därpå och skyller på ett missförstånd om vem som skulle mejla ut handlingarna.

En av de kommuner som först inte har svarat är Karlskrona. Vi skickar en påminnelse, och får då ett svar från kommundirektör Carl-Martin Lanér om att ärendet ligger hos IT-avdelningen, som påstås vara ”hårt belastad”. När vi fortfarande inte har fått något svar efter tre veckor söker vi Carl-Martin Lanér på telefon. Han berättar att IT-avdelningen har plockat fram handlingarna som sedan har passerat kommunstyrelseordförande Sandra Bizzozero (S) för kontroll.

– Det ska vara klart för länge sedan enligt den information jag har fått. Det var nog en och en halv vecka sedan som hon satt och skulle skicka detta, säger han den 1 juni. Jag vet att hon har fått loggarna och har gått igenom dem.

Den höga belastningen på Karlskrona kommuns IT-avdelning visar sig bero på att en privatperson nyligen har begärt ut så gott som all e-post i hela kommunen. Begäran har gjorts utan tidsbegränsning.

– Så vi sliter med det. Jag tror att vi har fyra, fem man i olika verksamheter och ett par, tre på IT som bara försöker plocka ut det här. Det går inte inom rimlig tid.

Carl-Martin Lanér vill gärna vara tillmötesgående eftersom han tycker att offentlighetsprincipen är viktig.

– I grunden är det väldigt positivt. Man har rätt att få ut alla handlingar i sina ärenden och det skulle bli katastrof om vi inte hade granskande medier, tycker jag. Men sedan är det personer som av olika anledningar begär ut alla möjliga handlingar.

Kommunstyrelsens ordförande Sandra Bizzozero blir förvånad när vi får tag på henne och berättar att handlingarna inte har nått oss.

– Det ska vara skickat. Jag minns inte om jag mejlade direkt till den här personen eller om det gick via någon, men det är klart, säger hon.

Hon lovar att försöka titta på vad som kan ha hänt, men hinner inte återkomma före deadline. Vi får därmed inget svar på om det är ett tekniskt fel eller om det beror på att någon har glömt mejla.

I Gällivare har vi fått meddelande om att ärendet är vidarebefordrat till kommunstyrelsens ordförande Henrik Ölvebo (MP). Men han har trots påminnelse inte återkommit. När vi ringer honom den 1 juni minns han vår begäran och är skuldmedveten.

– Det är jag som inte har hunnit göra det, helt enkelt. Det är helt och hållet mitt fel.

En sådan här begäran ska ju hanteras skyndsamt.

– Jo. Det är bara att erkänna att det är dåligt. Det är en dålig ursäkt, men det var ganska mycket under just den tiden. Jag måste vara mer snabbfotad när det gäller sådant där.

Du har prioriterat andra ärenden?

– Ja, tyvärr är det väl så illa, säger Henrik Ölvebo.

När han får höra att han ligger bland de sista att svara lovar han att vara snabbare nästa gång.

Per Hagström är inte imponerad av Gällivares hantering.

– Det är ett fel både att man inte får svar och att det tagit så lång tid att ta fram en så här förhållandevis enkel handling. Där bryter man mot skyndsamhetskravet. Om man menar att det inte är en allmän handling så ska man ju skyndsamt ge det beskedet, säger han.

Hörby då, där allt började? Kommunen är inte allra sist, men tar en vecka på sig att mejla en lista över Cecilia Bladh in Zitos mejlkorrespondens.

Två veckor efter vår förfrågan har två kommuner, Boxholm och Vimmerby, på olika sätt nekat utlämnande.

Fem kommuner har erbjudit sig att posta, men vägrar att mejla handlingarna med hänvisning till att de innehåller personuppgifter – även efter att vi har begärt att de ska stryka sådant som kan göra ett mejlande problematiskt. De har rätten på sin sida, men kan potentiellt förhala granskningar genom att krångla till det i onödan.

Tre kommuner har trots manuella bekräftelser och påminnelser från oss inte lyckats leverera några handlingar och ytterligare tre – Sala, Skinnskatteberg och Ydre – har inte återkommit med så mycket som en automatisk bekräftelse på vår begäran.

Den absoluta merparten, resterande 277 kommuner, har dock levererat de begärda handlingarna via mejl, de allra flesta dessutom utan att göra några maskeringar i listorna.

Vi vill fråga civilminister Lena Micko (S) om de brister vi ser hos flera kommuner när det gäller hanteringen av allmänna handlingar och kunskap om diarier. Hon är ansvarig för frågor som gäller kommunerna och var dessutom ordförande för dåvarande SKL (numera SKR) åren 2015–2019. Hon borde alltså ha viss koll. Tycker hon att det finns kanske anledning att stödja kommunerna när det gäller att stärka kompetensen om offentlighetsprincipen?

Ministern låter sig inte intervjuas, men skickar en skriftlig kommentar via sin pressekreterare: ”Offentlighetsprincipen är en grundsten i vår demokrati och det är oerhört viktigt att tjänstemän och förtroendevalda i kommunerna har tillräcklig kunskap om den. Min bild är också att så är fallet på ett generellt plan.”

– Jag tror att det finns jättemånga registratorer och arkivarier som brinner för uppdraget att ge allmänheten insyn. Vi måste verkligen vårda dem, säger Per Hagström.

Han tror att rättshaverister som missbrukar offentlighetsprincipen har bidragit till att den har blivit illa sedd på en del myndigheter. Att det begärs ut handlingar har på många håll blivit ett besvär.

– Tjänstemännens lojalitet med offentlighetsprincipen är nog inte lika stark som den en gång var. Därför ligger det nära till hands att man hittar på policys och långsökta sekretessregler för att sätta käppar i hjulet. Man tycker att offentlighetsprincipen kostar mer än den smakar och att det inte är befogat att lägga så mycket tid på okynnesbegäran som man till viss del tar emot. Då drabbar det även dem som vill använda rätten seriöst.

Journalister å sin sida måste vara vaksamma och inte nöja sig med ”dåliga” handlingar.

– Vad är det för diarier man får ut? Uppfyller de verkligen kraven som finns i lagen? Man ska inte acceptera brister eller om de slentrianmässigt har strukit personuppgifter med hänvisning till GDPR. Man får bråka lite, säger Per Hagström. 

Denna artikel publicerades för första gången i Scoop nr 2 2020.